Projelerde Çatışma Yönetimi

Çatışma farklı fikirde olmak, tartışmak, mücadele etmek, anlaşamamak demektir. Dostça yapıcı bir tartışmadan yıkıcı ciddi kavgalara kadar değişebilen bir şiddet aralığı vardır. Bir çok insanın birlikte çalıştığı, birbiriyle etkileşim kurduğu ve fikirlerin hayata geçirildiği projelerde çatışmalar yaşanması ise çok olasıdır.

Geleneksel bakış açısına göre çatışmaların hepsi kötü kabul edilir, ortaya çıkmasına izin verilmemeli ve kaçınılmalıdır. Modern çevik bakış açısına göreyse çatışmalar doğaldır, kaçınılmazdır ve doğru yönetilirse faydalıdır. Bazen farklı fikirlerde olmak daha iyi fikirlere, yaratıcılığa, hataları gidermeye, sinerjiye kapı açabilirken; bazense ciddi kavgalara, üretkenlik düşüşlerine, teslimat gecikmelerine veya proje hedeflerine ulaşılamamasına neden olabilir. Anlaşmada ısrar veya çatışmadan kaçınmak yeniliği, değişimi, farklı düşünceleri baskılayabilir. Yapıcı çatışmalar dahi iyi yönetilmediğinde yıkıcı olumsuz sonuçlar doğurabilir. Bu anlamda çatışma yönetimi proje başarısını etkileyen anahtar öğelerden biridir.

Yıkıcı Çatışmaları Önlemek veya Azaltmak

• Hedefler, kapsam, iş listeleri, öncelikler, beklentiler, roller, sorumluluklar, iş süreçleri vb. proje detaylarında şeffaflık ve uyumlanma, netlik sağlar, belirsizlikleri azaltır.

• Çatışmaların sağlıklı sınırlar içerisinde yapıcı kalması için sağlıklı iletişim, empati, saygı gereklidir.

• Etkili İletişim, çarklar arasındaki çapakları yanlış anlamaları temizler, sürtünmeleri azaltır ve akışı kolaylaştırır. Bu sayede zor konuşmaları yapabilir, çatışmaları kanatmadan iyileştirebiliriz.

• Birbirimizi yakından tanımak takım ruhunu güçlendirecek, iletişim kazalarına, yanlış anlamalara karşı anlayış kazandıracak, daha saygılı, sağlıklı çatışmalar gerçekleştirmemize yardımcı olacaktır.

• Karşılıklı anlayış, saygıyı artırırken iletişimi güçlendirir. Saygı, stresli durumlarda, kriz anında sorumlu kararlar alabilmemizi sağlar.

• Geleneksel yaklaşımda başlangıçta daha iyi planlama yapmak süreç içerisindeki yıkıcı çatışmaları önler.

• Takım ruhunu güçlendirmek ve ortak hedefler kişisel çıkarlara göre hareket etmeyi engeller.

• Gerçekçi olmayan taahhütler ve teslim tarihleri yerine veriye dayalı kararlar vermek kaynak rekabeti ve kısıtlarından kaynaklanan çatışmaları minimuma indirir.

Thomas-Kilmann'ın Çatışma Modları Modeli

Thomas-Kilmann Çatışma Modu Ölçeği (TKI), bireylerin çatışma durumlarına verdiği tepkiyi ölçmek için 1970'lerde geliştirilmiş bir araçtır ve günümüzde de hala çatışma yönetimi anlamında kullanılmaktadır. Model 5 farklı çatışma modu tanımlar bunlar:

• Kaçınma (Avoiding)

• Rekabet (Competing)

• Uzlaşma (Compromising)

• Uyum  (Accomodating)

• İşbirliği (Collaborating)

Kaçınma

Kaçınma, bireylerin çatışmayla yüzleşmek yerine ondan kaçınmaya çalıştıkları veya çatışmayı erteledikleri çatışma yönetim modudur.

• Düşük iddialılık ve düşük işbirliğidir.

• Taraflar açısından bir kaybet-kaybet durumudur.

Rekabet

Rekabet, bireylerin kendi fikirlerini başkalarınınkinden daha öncelikli gördüğü, taviz vermeden güçlü bir şekilde savunduğu çatışma yönetim modudur.

• Yüksek iddialılık ve düşük işbirliğidir.

• Taraflar açısından bir kazan-kaybet durumudur.

İşbirliği

İşbirliği, bireylerin birbirinin bakış açılarını anladığı, tüm taraflara fayda sağlayan çözümler bulduğu, en iyi sonuçları elde ettiği çatışma yönetim modudur.

• Yüksek iddialılık ve yüksek işbirliğidir.

• Taraflar açısından bir kazan-kazan durumudur.

Uzlaşma

Uzlaşma bireylerin küçük tavizlerle orta yolu bulduğu çatışma yönetim modudur.

• Orta düzeyde iddialılık ve işbirliğidir.

• Taraflar açısından bir orta seviyede kaybet-kaybet durumudur.

Uyumlu

Uyumlu, bireylerin karşıt fikirleri kolayca kabul ettiği, kendi fikirlerini güçlü bir şekilde savunmadığı çatışma yönetim modudur.

• Düşük iddialılık ve yüksek işbirliğidir.

• Taraflar açısından bir kaybet-kazan durumudur.

Tuckman'ın Grup Gelişim Evreleri Modeli

Tuckman modeli gelişen bir ekibin, içinden geçtiği kaçınılmaz kritik evreleri tanımlar. Bu evreleri tanımak başarılı ekip gelişimini kolaylaştıracak liderlik stratejilerine yardımcı olabilir.

Bu evreler şunlardı:

• Şekillendirme (Forming)

• Fırtına (Storming)

• Norm Oluşturma (Norming)

• Performans Gösterme (Performing)

• Dağılma (Adjourning)

Şekillendirme evresinde ekip bir araya gelerek görevler, sınırlar, kurallar, hedefler ve birbirini hakkında öğrenmeye başlar. Bu aşamada ekip üyeleri kendilerine odaklıdır. Bir sonraki aşamaya geçmek için ekibin yavaş yavaş çatışma olasılığını göze alması gerekir.

Fırtına evrensinde ekip toparlanmaya birbirinin güvenini kazanmaya başlar. Fikirler dile gerilirken, ekip üyeleri arasında çatışmalar yaşanabilir. Anlaşmazlıklar ve çatışmalar bir sonraki evre için çözülmelidir. Tuckman'ın araştırmasında takımların %50'si fırtına evresinden "Norm oluşturma" evresine geçememiş ve bazıları da doğrudan "Şekillendirme" evresinden "Norm oluşturma" evresine atlamıştır.

Norm oluşturma evresinde çözülen anlaşmazlıklar ve çatışmalar daha fazla yakınlığa yol açar ve bir işbirliği ruhu ortaya çıkar. Bu aşamada, tüm ekip üyeleri sorumluluk alır ve hedeflere ulaşma konusunda özveriyle çalışırlar. Birbirlerine karşı tahammül etmeye başlar ve ilerlemek için çaba gösterirler.

Performans gösterme evresinde ekip üyeleri ortak hedeflere ulaşmaya odaklanır ve beklenmedik derecede yüksek bir başarı düzeyine ulaşırlar. Ekip üyeleri artık motive, bilgili, yetkin ve özerktir. Kendi kendini yönetebilir ve kararlar alabilir. Ekip, çatışmaları hoşgörüyle karşılar çünkü onları yönetecek olgunluğa erişmiştir.

Dağılma evresinde hedeflere ulaşılıp görev tamamlandığı için ekip dağıtılır. Ekip üyeleri başarılarını, deneyimlerini düşünür ve karışık duygular yaşar.

Arabuluculuk ve Tahkim

Arabulucular iletişim ve müzakere teknikleriyle çatışmaların çözüme kavuşmasına yardımcı olan, tarafsız kolaylaştırıcılardır. Karar verme yetkisine sahip değildirler.

Uzun süre anlaşılamayan ve işin içinden çıkılmaz hal alan çatışmalarda taraflar "Tahkim"e gidebilir. Tahkim heyeti tarafları dinler, incelemesini yapar ve son kararı verir. Taraflar bu karara uymak zorundadır.

Çevik Anlamda Çatışma Yönetimi

Geleneksel yaklaşımların aksine modern çevik yaklaşımlar çatışmaları kaçınılmaz, gerekli ve faydalı bulur. İyi bir takım üyesi olmak, hiç düşünmeden, körü körüne kabul etmek değildir. Tam tersine sağlıklı çatışmalar projeler için iyidir. Karmaşık sorunlara en iyi çözümleri bulmak için yapıcı çatışmalara ihtiyacımız vardır. İyi bir takım üyesi olmak çatışmadan kaçınmak yerine, birbirimizin fikirlerini empatiyle dinlemek ve müşterilerden gelen geri bildirimlere adapte olmakla ilgilidir.

"Doğru karar, farklı görüşlerin çarpışmasından, çatışmasından ve rekabet eden alternatiflerin ciddi şekilde değerlendirilmesinden doğar."Peter Drucker

Geleneksel proje yöneticileri gerekirse güç kullanan çatışma önleyici veya çözücülerdir. Modern çevik yaklaşımlarda ise takımlar kendi kendini yönetebilir ve hizmetkar liderler çatışmaların sağlıklı sınırlar içerisinde kalmasını, her üyenin sesinin duyulmasını sağlayan kolaylaştırıcılar ve rehberlerdir. Gücümüz, pozisyonumuz, tecrübemiz ne olursa olsun fikrimiz en iyisi olmayabilir, iş arkadaşlarımızın fikirlerini ve geri bildirimlerini alarak en iyi fikirlere varabiliriz.

Kolaylaştırıcıların çatışmaları çıkmadan önlemek gibi bir sorumluluğu yoktur. Çatışmalar doğaldır, yapıcı ve saygılı bir şekilde ele alınmalıdır. Uygun şekilde ifade edildiği sürece bastırılmaları gerekmez. Bastırılmış çatışmalar genellikle daha sonra daha düşmanca biçimlerde yeniden ortaya çıkar.

Hizmetkar liderler projelerde çevik değerleri ve prensipleri yaygınlaştırırlar. Bu değerler ve prensipler sağlıklı çatışmalar ve katılımcılık için güven ortamının oluşmasını sağlar.